Suite au conseil d’administration de mars 2021 et afin de vous éclairer sur les différentes missions des membres du bureau, vous trouverez ci-dessous leurs profils.
Seules les tâches du président, du trésorier et de la secrétaire sont actuellement déterminées par les statuts mis à jour en 2019, dans l’article 14. Pour les autres postes, vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des activités prévues à ces postes.
Les titres sont indiqués au masculin mais ces postes peuvent évidemment être féminins.
Le président dirige les travaux du Conseil d’Administration et assure le fonctionnement de l’association qu’il représente, en justice et dans tous les cas de la vie civile. En cas d’empêchement, il peut déléguer, sur avis du Conseil d’Administration, ses pouvoirs à un autre membre du Conseil d’Administration. Il doit savoir prendre la parole en public et doit parfois faire preuve de diplomatie.
Pour l’organisation du rassemblement annuel européen, il prend contact d’une année sur l’autre avec une commune d’accueil du rassemblement. Il gère les commandes nécessaires au fonctionnement du rassemblement auprès des commerçants locaux. Il participe le cas échéant à une réunion préalable avec le maire pour la visite des locaux et la préparation des manifestations. En cas d’absence à la réunion préalable, cette mission peut être assurée par un membre du bureau. Il doit avoir une bonne vue d’ensemble des besoins et être capable d’ajuster au fur et à mesure des inscriptions. Il se charge des retours auprès des commerçants en fin de rassemblement.
Le secrétaire est chargé, de la rédaction des différents documents associatifs : notamment l’envoi des diverses convocations, la rédaction des procès-verbaux des séances, tant du Conseil d’Administration que des Assemblées Générales, des déclarations en préfecture, des courriers, des déclarations officielles auprès des instances de presse.
Au delà de son rôle, le secrétaire corrige les articles du journal de liaison de l’association et envoie les annuaires. Il tient le bureau d’accueil lors des rassemblements d’été. Bonne compréhension écrite et bonne orthographe nécessaires.
Le trésorier tient les comptes de l’association, il est aidé par les comptables reconnus nécessaires. Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes sous la surveillance du président.
Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations, tant en recettes qu’en dépenses, et rend compte à l’Assemblée Générale qui statue sur la gestion. Il doit être à l’aise avec les chiffres.
Lors du rassemblement d’été il se charge du dépôt de chèques et d’espèces au jour le jour.
Les autres membres ont des fonctions qui ne sont pas définies dans les statuts mais leurs missions sont précisées par le conseil d’administration. Ils n’ont pas de suppléant.
Le rôle des adjoints est d’assurer les missions du bureau en l’absence des membres permanents qu’ils secondent, et ce, pendant une durée déterminée. Ils sont membres du bureau.
Le vice-président est chargé d’agir en lieu et place du président en cas d’absence ou d’empêchement de celui-ci. Cependant, il ne pourra pas se substituer au président au quotidien.
Le trésorier adjoint travaille en étroite collaboration avec le trésorier et ils se répartissent les rôles à leur convenance ou sur décision du bureau ou du Conseil d’Administration et se suppléent mutuellement en cas d’absence.
Le directeur de la publication porte la responsabilité pénale de la publication. Si celle-ci ne mentionne aucun nom, c’est le président qui sera considéré, en tant que responsable légal de l’association éditrice, comme le directeur de la publication.
Il contrôle le journal de liaison avant son envoi à l’imprimeur et vérifie qu’aucun article ne présente des propos diffamatoires, xénophobes, pornographiques ou religieux.
Le webmaster et le webmaster adjoint sont chargés de mettre à jour le site et de veiller à son amélioration. Ils assurent l’interface avec les visiteurs, sont les interlocuteurs privilégiés des internautes. Ils recueillent les réactions et les questions des visiteurs. Ils sont en charge de la modération des forums, ils conçoivent et animent le site. Ils peuvent définir une nouvelle architecture du site, ses différentes rubriques, sa charte graphique et son fonctionnement global. Ils rendent compte des activités du site lors des assemblées.
Ils se répartissent les tâches, l’un étant plus spécialement chargé de la communication sur les réseaux sociaux.
Le responsable de la coop présente en rassemblement ou lors de manifestations telles que les salons, les vêtements et objets de la coop. Il se charge des commandes dans la limite du budget imparti chaque année par le conseil d’administration. Il doit être à l’aise avec les chiffres (commandes, caisse, inventaire), maîtrise les différents textiles et leurs capacités à être brodés ou sérigraphiés. Il doit
également déterminer un prix de vente acceptable en accord avec le président pour garantir une légère marge bénéficiaire Il rend compte lors des assemblées. Il doit faire preuve de patience et savoir s’adapter à chaque acheteur.
Il se charge des ventes en ligne et met à jour le site pour la partie Coop.
Le rédacteur de Précession supervise de A à Z la fabrication du journal et établit le « chemin de fer », qui détermine la place des articles, photos, dessins .Collecte les articles des adhérents du club, les assemble et mets en forme pour rendre le journal lisible et attrayant. Après correction des articles par le secrétaire, il insère les photos et assure la mise en page. Il transmet le journal en format définitif pour relecture au secrétaire puis, une fois validé par le directeur de publication, il l’envoie à l’imprimeur. Son activité nécessite une bonne maîtrise du logiciel Publisher.
Le responsable animations enfants organise et met en œuvre des activités récréatives auprès des enfants le matin lors des rassemblements d’été. Toutefois, il ne s’agit pas d’une garderie. ll gère les besoins en équipements, matériels et consommables. Il doit être patient et faire preuve de créativité et de pédagogie. Il veille à la bonne entente du groupe.
Le responsable des adhésions et abonnements reçoit les inscriptions et chèques des adhérents -abonnés en début de chaque année. Il tient à jour un fichier excel qui permettra l’envoi d’une liste mensuelle mise à jour à l’imprimeur pour l’envoi de Précession et l’envoi d’une liste mise à jour début mai de chaque année pour l’élaboration des annuaires par l’imprimeur. Il envoie à chaque adhérent les autocollants et la carte d’adhérent. Il a une bonne maîtrise du tableur Excel ou son équivalent.
L’Intendant rassemblement élabore éventuellement les menus des organisateurs chaque midi et gère les achats qui s’y référent. Il est présent lors des petits déjeuners Il vérifie que le café est toujours mis à disposition des participants toute la journée. Il organise l’inventaire du matériel en cuisine en début et fin de rassemblement. Compétences culinaires.
Sabine Tiquet – Secrétaire